Sesame HR

Im Jahr 2015 gründete Albert Soriano in Valencia Sesame HR mit einer einfachen Idee: HR-Expert:innen sollten ihre Zeit statt mit administrativen Aufgaben lieber damit verbringen, sich persönlich um die Mitarbeiter:innen zu kümmern. Die All-in-one SaaS-Plattform wurde entwickelt, um Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Gehaltsabrechnung, Neueinstellungen, Onboarding, Leistungsbewertung, Schulungen, People Analytics und KI-gestützte HR-Intelligenz abzudecken.

Sesame HR ist eine zu 100 % als SaaS angebotene, mandantenfähige und vollständig vom Unternehmen verwaltete Lösung. Alle Kund:innen nutzen die gleiche Front-End- und Datenbankinfrastruktur.

Silvia Valero ist seit mehr als 10 Jahren bei der Sesame-Gruppe tätig. Sie hat rund sechs Jahre lang an im Produkt- und Infrastrukturbereich gearbeitet und ist jetzt Chief of Product Expansion. Sie war in der Lage, die Marktanforderungen in eine klare Richtung für die Entwicklung, Design und DevOps Teams zu übersetzen, während sie eine internationale Expansion einbezog.

Vor sieben bis acht Jahren bestand die Infrastruktur von Sesame HR aus vier Bare Metal Servern mit einem Proxy-Rechner für die horizontale Lastverteilung. Die Architektur war monolithisch und umfasste nur PHP und MySQL. Mitarbeitende in Spanien stempelten zum Beginn ihres Arbeitstags um 8 Uhr, 14 Uhr oder 15 Uhr ein. Dieselbe Zeitzone, dieselben Spitzenzeiten. Hunderttausende von gleichzeitig stattfindenden Ereignissen überlasteten das System. Ein einziger Einstempelvorgang löste eine Reihe von Berechnungen aus wie Aktualisierung des Urlaubssaldos, Neuberechnung des Überstundenpools und Abrechnungsabgrenzungen. Die Prozesse stauten sich in der Warteschlange. Und die eindringliche Forderung war war stets dieselbe: ponerle más hierro – wir brauchen mehr Hardware.

Dann kam das Zeiterfassungsgesetz von 2019. Spanien verpflichtete alle Unternehmen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Große Unternehmen, die Sesame HR bisher nicht benötigt hatten, griffen plötzlich auf diese Dienstleistungen zurück. Die Plattform verarbeitete 40 GB an Ereignissen pro Tag mit nur etwa einem Achtel ihrer derzeitigen Kundenbasis. Die Rechnung ging nicht mehr auf.

Die Mitarbeitenden stempelten teilweise an Bergbau-Standorten ein, an denen keine Internetverbindung vorhanden war. Tablets, die die Daten von Hunderten von Mitarbeitenden verarbeiten, wurden an ihre Speichergrenze gebracht. Unternehmen verlangten die Verteilung von Daten auf mehrere Standorte. Der Monolith konnte nicht mehr. Im Jahr 2019 zwang das Gesetz zur Zeiterfassung zur Entscheidung: Sesame HR, das von Grund auf neu gestartet war, brauchte nun die gesamte Infrastruktur und Entwicklung. Die Integration war ein Risiko, aber laut Silvia war es sicherlich die richtige Entscheidung.

Die Umstellung begann 2019.

Die Schulung begann 2020 mit Docker, gefolgt von Kubernetes im Jahr 2021, als das Team sich für diese neue Architektur qualifizierte. System-Admins, die jahrelang physische Server verwaltet hatten, mussten Containerisierung und Orchestrierung von Grund auf lernen und dabei DevOps-Ingenieur:innen werden. Für die Teams stellte die Anpassung eine Herausforderung dar: Das Entwicklungsteam musste sein gesamtes Konzept zur Produktentwicklung ändern, und das Infrastrukturteam musste sich neues Fachwissen aneignen.

Die monolithische Architektur, mit der das Unternehmen begonnen hatte, wurde durch Microservices ersetzt. Front-End und Back-End wurden getrennt, containerisiert und ohne Ausfallzeiten bereitgestellt. Für unterschiedliche Workloads wurden mehrere Datenbanktypen eingeführt:

• Percona DB in Multi-Cluster-Konfiguration, mit getrenntem Lese- und Schreibverkehr über Cluster
• Elasticsearch für die Speicherung von Ereignisdaten

Außerdem wurde die Public Cloud so eingerichtet, dass sie plötzliche Spitzen abfedern konnte, die den vorherigen Monolithen überfordert hätten.

„Die OVHcloud Public Cloud gibt uns die Flexibilität, schnell zu reagieren. Wenn ein Kunde plötzlich 5.000 Mitarbeitende hinzufügt, skalieren wir sofort. Diese Geschwindigkeit wäre mit physischer Hardware unmöglich.“
Silvia Valero, Leiterin Produktentwicklung, Sesame HR

Sicherheit bildet den Kern dieser Partnerschaft. Sesame HR ist Mitglied des OVHcloud Open Trusted Cloud ISV-Programms und erhielt bei den Backstage Awards 2025 die Auszeichnung „ISV of the Year“. Silvia arbeitet direkt mit Unternehmenskunden zusammen, um deren Sicherheitsanforderungen auf die Infrastruktur abzustimmen. Einige dieser Kunden machten sich anfangs mit strengen Cloud-Richtlinien oder verwirrenden Datenresidenzregeln aus der Vergangenheit selbst das Leben unnötig schwer. Sie waren stets bereit, ihre eigenen Regeln anzupassen, um das verwaltete Modell von Sesame HR zu akzeptieren, da sich der Umstieg aufgrund der Datenschutzgarantien für sie lohnte.

„Die Zusammenarbeit mit OVHcloud stellt sicher, dass unsere Infrastruktur strenge Sicherheitsanforderungen erfüllt. Unsere Kunden wissen, dass ihre Daten in der europäischen Cloud sicher sind, und wir garantieren ihnen die Verfügbarkeit.“
Silvia Valero, Leiterin Produktentwicklung, Sesame HR

Das Unternehmen wuchs in drei Jahren von 50 auf 300 Mitarbeitende, benötigte Büroraum für 40 Personen und gewann allein in Mexiko über 700 Kunden.

Das Wachstum war nur möglich, weil die Infrastruktur kein Hindernis mehr darstellte. Die monolithische Einrichtung auf Bare-Metal-Servern machte Platz für Microservices. Das Team verbringt seine Zeit jetzt mit dem Produkt statt mit der Infrastruktur.

Das vorherige System verarbeitete 40 GB Ereignisdaten pro Tag bei einem Achtel der heutigen Kundenzahl. Die Expansion ist kein Hardwareproblem mehr. Das Unternehmen erschließt sich neue Regionen, indem es Produkte und Compliance-Maßnahmen anpasst, statt physische Server zu beschaffen.

Das greifbarste Ergebnis der Infrastrukturverlagerung ist der wachsende Platz, den Sesame HR geschaffen hat. Das Team baut bereits AI in das Produkt für die Rekrutierung und die Fluktuationsanalyse ein, während es interne AI-Tools zur Unterstützung von Code und Design verwendet.

Sesame HR ist heute in mehr als 30 Ländern aktiv. Lateinamerika hat nach wie vor die höchste Priorität, mit einer etablierten Präsenz in Mexiko und einer neuen Niederlassung in Brasilien. In Europa liegt der stärkste Fokus auf Portugal und es ist geplant, auch in Italien tätig zu werden.