Sesame HR

W 2015 roku Albert Soriano założył firmę Sesame HR w Walencji, kierując się prostą ideą: Specjaliści HR poświęcają zbyt dużo czasu na zadania administracyjne, zamiast poświęcać go ludziom. Kompleksowa platforma SaaS obejmuje ewidencję czasu pracy, zarządzanie nieobecnościami, obsługę płac, rekrutację, wdrażanie nowych pracowników, ocenę wyników pracy, szkolenia, analitykę danych pracowniczych oraz analizy HR wspomagane przez sztuczną inteligencję.

Platforma Sesame HR działa w całości w modelu SaaS, wykorzystuje architekturę multi-tenant i jest w pełni zarządzana przez firmę. Wszyscy klienci korzystają z tej samej infrastruktury front-endu i baz danych.

Silvia Valero dołączyła do grupy Sesame ponad 10 lat temu. Przez około sześć lat zajmowała się rozwojem produktu i infrastrukturą, a obecnie pełni funkcję dyrektorki ds. ekspansji produktu. Potrafiła przekładać potrzeby rynku na jasne wytyczne dla zespołów programistycznych, projektowych i DevOps, uwzględniając jednocześnie ekspansję międzynarodową.

Około 7–8 lat temu infrastruktura Sesame HR składała się z czterech serwerów Bare Metal oraz serwera proxy służącego do równoważenia obciążenia w ramach skalowania poziomego. Architektura była monolityczna – opierała się wyłącznie na PHP i MySQL. Pracownicy w Hiszpanii rejestrowali rozpoczęcie pracy o godzinie 8:00, 14:00 lub 15:00. Ta sama strefa czasowa, te same godziny szczytowego obciążenia. Do systemu napływały jednocześnie setki tysięcy zdarzeń. Już samo zarejestrowanie rozpoczęcia pracy uruchamiało całą serię obliczeń: aktualizację salda urlopowego, ponowne przeliczenie puli nadgodzin i naliczanie wynagrodzeń. Procesy ustawiały się w kolejce. I za każdym razem padała ta sama odpowiedź: ponerle más hierro, czyli trzeba dodać więcej sprzętu.

Następnie w 2019 roku weszły w życie przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy. Od tego momentu wszystkie firmy w Hiszpanii były zobowiązane do ewidencjonowania czasu pracy swoich pracowników. Duże przedsiębiorstwa, które wcześniej nie potrzebowały usług Sesame HR, nagle zaczęły się nimi interesować. Platforma przetwarzała 40 GB danych o zdarzeniach dziennie, obsługując zaledwie około jednej ósmej obecnej liczby klientów. Liczby przestały się zgadzać.

Pracownicy rejestrowali rozpoczęcie pracy na terenach kopalń, gdzie nie było żadnego dostępu do sieci. Tablety wykorzystywane do obsługi setek pracowników osiągały granice dostępnej pamięci. Klienci korporacyjni wymagali rozproszenia danych między wieloma lokalizacjami. Architektura monolityczna nie była już w stanie sprostać tym wymaganiom. W 2019 roku przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy wymusiły podjęcie decyzji: Firma Sesame HR, która zaczynała całkowicie od zera, potrzebowała teraz kompleksowej infrastruktury i rozbudowy oprogramowania. Integracja wiązała się z ryzykiem, ale zdaniem Silvii była to zdecydowanie słuszna decyzja.

Przebudowa rozpoczęła się w 2019 roku.

W 2020 roku rozpoczęto szkolenia z obsługi Dockera, a w 2021 roku – Kubernetesa, aby zespół mógł zdobyć kompetencje niezbędne do pracy z nową architekturą. Administratorzy systemów, którzy przez lata zarządzali serwerami fizycznymi, musieli od podstaw nauczyć się konteneryzacji i orkiestracji, stając się przy tym inżynierami DevOps. Dostosowanie się do zmian było dla zespołów trudne: zespół programistyczny musiał całkowicie zmienić swoje podejście do tworzenia produktu, a zespół ds. infrastruktury musiał równolegle zdobywać nowe kompetencje.

Początkową architekturę monolityczną zastąpiono architekturą mikrousług. Front-end i back-end rozdzielono, skonteneryzowano i wdrożono bez przestojów. Wprowadzono różne typy baz danych do obsługi różnych obciążeń:

• Percona DB w konfiguracji wieloklastrowej, z oddzielnymi klastrami do obsługi operacji odczytu i zapisu
• Elasticsearch do trwałego przechowywania danych o zdarzeniach

Konfigurację Public Cloud dostosowano również do obsługi nagłych skoków obciążenia, które przeciążyłyby wcześniejszą architekturę monolityczną.

„Rozwiązanie OVHcloud Public Cloud zapewnia nam elastyczność, dzięki której możemy szybko reagować. Jeśli klient nagle doda 5000 pracowników, możemy natychmiast zwiększyć skalę działania systemu. W przypadku infrastruktury opartej na serwerach fizycznych osiągnięcie takiej szybkości byłoby niemożliwe”.
Silvia Valero, dyrektorka ds. ekspansji produktu, Sesame HR

Bezpieczeństwo stanowi fundament tej współpracy. Firma Sesame HR jest członkiem programu OVHcloud Open Trusted Cloud ISV, przeznaczonego dla niezależnych dostawców oprogramowania (ISV), i zdobyła tytuł ISV of the Year podczas gali Backstage Awards 2025. Silvia współpracuje bezpośrednio z klientami korporacyjnymi, aby zapewnić zgodność ich wymagań dotyczących bezpieczeństwa z infrastrukturą Sesame HR. Niektórzy z tych klientów rozpoczynali współpracę, stosując rygorystyczne zasady korzystania z chmury lub niejasne, odziedziczone z przeszłości zasady dotyczące rezydencji danych. Zawsze wykazywali gotowość do dostosowania własnych zasad, aby zaakceptować model usług zarządzanych Sesame HR, ponieważ gwarancje ochrony danych sprawiały, że taka zmiana była dla nich korzystna.

„Współpraca z OVHcloud zapewnia zgodność naszej infrastruktury z rygorystycznymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa. Nasi klienci wiedzą, że ich dane są chronione w europejskiej chmurze, a my gwarantujemy im dostępność usług”.
Silvia Valero, dyrektorka ds. ekspansji produktu, Sesame HR

W ciągu trzech lat zatrudnienie w firmie wzrosło z 50 do 300 pracowników, co wiązało się z koniecznością zapewnienia powierzchni biurowej dla 40 osób, a w samym Meksyku firma pozyskała ponad 700 klientów.

Wzrost ten był możliwy tylko dlatego, że infrastruktura przestała stanowić ograniczenie. Architekturę monolityczną opartą na serwerach Bare Metal zastąpiono architekturą mikrousług. Zespół poświęca teraz czas na rozwój produktu, a nie na utrzymanie infrastruktury.

Poprzedni system przetwarzał dziennie 40 GB danych o zdarzeniach, obsługując zaledwie jedną ósmą obecnej liczby klientów. Ograniczenia sprzętowe nie stanowią już bariery dla rozwoju firmy. Firma wchodzi na nowe rynki, dostosowując produkt i zapewniając zgodność z lokalnymi przepisami, zamiast kupować serwery fizyczne.

Najbardziej wymiernym efektem przebudowy infrastruktury są nowe możliwości rozwoju, jakie zyskała firma Sesame HR. Zespół już wdraża do produktu funkcje AI służące do dopasowywania kandydatów w procesie rekrutacji i analizy rotacji pracowników, a jednocześnie korzysta z wewnętrznych narzędzi AI wspomagających programowanie i projektowanie.

Sesame HR działa obecnie w ponad 30 krajach. Priorytetem firmy nadal pozostaje Ameryka Łacińska, gdzie ma już ugruntowaną pozycję w Meksyku i otwiera nowe biuro w Brazylii. W Europie firma koncentruje się przede wszystkim na Portugalii, a w planach ma również rozpoczęcie działalności we Włoszech.