ClickMeeting

Pandemia stała się dla firm czasem próby. Wybuchła nagle i nie każda z nich była na nią przygotowana. Jednak są i takie firmy, którym nowa sytuacja pozwoliła rozwinąć skrzydła, a także pomóc innym w tym trudnym czasie.

W marcu 2020 roku ClickMeeting, czyli platforma umożliwiająca przeprowadzanie spotkań on-line, webinarów oraz wideokonferencji, stanęła przed ogromnym wyzwaniem, gdy setki firm zmieniły tryb swojej pracy na zdalny. Tym samym zrodziła się konieczność organizacji wirtualnych rozmów i konferencji na niespotykaną dotąd skalę.

Aby sprostać wyzwaniu, ClickMeeting potrzebowało w krótkim czasie znaleźć dostawcę usług, który wsparłby platformę na oczekiwanym poziomie, pozwalając na szybkie skalowanie działalności. Równie istotne były możliwość komunikacji oraz szybkiej reakcji na zmiany. Równolegle gdańska firma już wcześniej analizowała możliwość ulokowania infrastruktury w Europie, gdyż takie oczekiwania kierowali wobec niej klienci, zwłaszcza z rynków europejskich, dla których ochrona danych osobowych i RODO były priorytetowe. Z pomocą przyszła OVHcloud, która natychmiast zaproponowała automatyczne rozwiązania dostosowane do potrzeb ClickMeeting.

• Pandemia skutkująca nagłym i nieoczekiwanym wzrostem ruchu
• Konieczność szybkiego działania w zakresie analizy potrzeb i budowania rozwiązań
• Wzmocnienie bezpieczeństwa: ataki DDoS oraz ochrona prawna

Od początku 2020 roku ClickMeeting odnotowywało stały wzrost, co oznaczało konieczność zwiększenia zakresu dotychczasowych działań i wzmocnienia bezpieczeństwa oferowanych rozwiązań. Priorytetem stała się jeszcze lepsza przepustowość, pozwalająca na obsługę rosnącej liczby odbiorców na całym świecie. Istotnym celem okazało się również przeniesienie głównych serwerów do Europy.

Na całym świecie zaistniała zaś konieczność wprowadzenia rozwiązań umożliwiających prowadzenie zajęć przez Internet, często zastępujących tradycyjne modele edukacji szkolnej, ale także realizowane warsztaty i szkolenia zawodowe. Należy pamiętać, że nowoczesne technologie trafiły do osób, które wcześniej niekoniecznie miały z nimi styczność i umiały z nich korzystać. Szczególnym wyzwaniem było dostosowanie rozwiązania do osób starszych, a także nauczycieli, jak i dla najmłodszych uczniów. Platforma do wideokonferencji musi być prosta i intuicyjna.

Rozwiązanie, które dotychczas oferowała firma, było z jednej strony skrojone na miarę tych potrzeb, z drugiej strony pojawiła się konieczność usprawnienia procesów, tak aby proponować je dużo większej grupie odbiorców.

Liczby bowiem mówiły same za siebie. W marcu 2019 roku ClickMeeting zorganizowało 60 000 wydarzeń online, w których uczestniczyło 870 000 uczestników. Rok później, w analogicznym okresie, zorganizowano ich 5 razy więcej, czyli 300 tysięcy, z udziałem ponad 3,2 milionami uczestników. Dodajmy, że tylko w przeciągu marca 2020 roku liczba wydarzen online wzrosła z 18 000 do 90 000. Skokowy wzrost odnotowano na całym świecie, przede wszystkim w Europie, ale także w Stanach Zjednoczonych, Rosji i Brazylii. W samej Francji wzrost wyniósł ponad 400%, w Niemczech ponad 500%, a w Polsce aż o 1200%. Potrzeba zwiększenia działalności okazała się więc krytyczna. W znalezieniu dostawcy przeszkadzał przede wszystkim zbyt długi okres przeprowadzenia procesu dostawy, który proponowali potencjalni partnerzy. Kluczowe stało się więc to, aby dostawca był elastyczny i mógł działać w zasadzie od razu.

W rezultacie pojawiła się potrzeba zaktualizowania całej platformy, tak aby dostosować ją do zwiększonego ruchu nie w ciągu kilku tygodni czy miesięcy, ale natychmiast. Musiała ona dawać możliwość przesyłania ogromnej liczby plików, nagrań, notatek czy strumieniowego przesyłania audio-wideo do setek tysięcy odbiorców. Rodziło to konieczność nawiązania współpracy z nowym dostawcą, nabycia kolejnych serwerów od firmy, która dostarczy elastyczne rozwiązania tu i teraz. Odczuwalna presja ciążyła nie tylko na samej firmie, ale również na klientach oraz dostawcach.

ClickMeeting zaczęło poszukiwania partnera, a kluczowym kryterium były elastyczność, odpowiednie rozwiązanie wysokiej jakości i jak najszybsze wdrożenie.

– O wyborze OVHcloud zadecydowało kilka aspektów. Już od samego początku komunikacja z firmą była naprawdę świetna. Odpowiadali na każde nasze pytanie w przeciągu kilku minut. Czuliśmy, że jesteśmy w dobrych rękach i że wiedzą, co robią. Co było dla nas jednak najważniejsze, to fakt, że zaoferowali najszybszy proces dostarczenia rozwiązania dla konkretnych lokalizacji. Kwestią kilku minut było dostawianie kolejnych serwerów, zgodnie z naszymi potrzebami, a w efekcie i całej infrastruktury – mówi Bartłomiej Bałdyga, IT Director w ClickMeeting – OVHcloud zaoferowała bezpieczne rozwiązanie, a przy tym szybką i sprawną obsługę. Proaktywnie proponowano rozwiązania adekwatne do tak szybkiego skalowania. Nie skupiając się na jednym rozwiązaniu, oferując możliwość wyboru technologii, która nam najbardziej odpowiadała. W ciągu zaledwie kilku tygodni byliśmy w stanie pomnożyć infrastrukturę naszych podstawowych serwerów.

W efekcie współpracy, wypracowane przez obie firmy rozwiązania umożliwiły najszybszy możliwy proces dostawy serwerów dedykowanych do konkretnych lokalizacji w Europie: Warszawy, Frankfurtu, Londynu i Strasburga bez limitów w przesyle danych. Zagwarantowana jest także pełna kontrola nad rozwiązaniami zarówno w aspekcie przesyłu danych, jak i ich bezpieczeństwa. Obecna infrastruktura umożliwia przeprowadzanie tysięcy konferencji online, seminariów internetowych na żywo i zajęć zdalnych w tym samym czasie na całym świecie.

Architektura jest elastyczna, a w przypadku rosnących potrzeb również łatwa do rozbudowywania, gdyż nie ma ograniczeń wynikających z pojemności szaf serwerowych (ang. rack). Dzięki modernizacji całej infrastruktury zwiększona została także przepustowość sieci łączącej serwery ze sobą, ponieważ konieczna okazała się pełna synchronizacja lokalizacji serwerów głównych i zapasowych w czasie rzeczywistym. Finalnie podstawowa infrastruktura serwerowa ClickMeeting została przeniesiona ze Stanów Zjednoczonych do Europy, co znacznie ułatwiło procesy, a także spełniło oczekiwania klientów w zakresie ochrony danych osobowych i lokalizacji przechowywanych informacji.

Główne i zapasowe lokalizacje zostały skonfigurowane w dwóch różnych centrach danych w Europie, a dzięki technologii vRack, dostarczanej przez OVHcloud, zostały zabezpieczone w sieci prywatnej. Dodatkowo zdecentralizowano systemy równoważenia obciążenia ruchu, rozszerzając możliwości sieciowe zarówno w Europie jak i na kontynencie amerykańskim.

Dogodnym rozwiązaniem jest także to, że korzystając z rozwiązań OVHcloud, firma może w łatwy sposób zarządzać wszystkimi serwerami za pomocą panelu zarządzania lub API OVHcloud.

Poza lokalizacją serwerów w Europie, dla klientów ClickMeeting kluczowe było zabezpieczenie platformy i danych, stąd OVHcloud zaoferował w cenie infrastruktury rozwiązania zapobiegające atakom DDoS. Ponadto rozwiązania ClickMeeting objęte są szczególną opieką systemów anty-DDoS. Jest to o tyle istotne, że firma wraz ze wzrostem popularności platformy musiała mierzyć się z atakami, z których jeden spowodował kilka godzin przestoju. Istotnym okazał się fakt, że OVHcloud już w standardzie oferuje technologię zapobiegania atakom DDoS, w ramach której wszystkie serwery ClickMeeting objęte są ochroną. System anty-DDoS monitoruje i w razie konieczności filtruje ruch, kierując do serwerów klientów ten prawidłowy oraz blokując niepożądany. Całość działania jest transparentna zarówno z perspektywy klienta OVHcloud, jak i użytkowników końcowych, korzystających z rozmów wideo. O rozpoczęciu filtrowania ruchu jak i zakończeniu operacji, klient informowany jest wiadomością email.

Warto także zaznaczyć, że wszelkie dane klientów ClickMeeting są w pełni bezpieczne także od strony ochrony danych osobowych, dzięki wybraniu centrów danych OVHcloud w Europie, oraz dostawcy podlegającego pod europejską jurysdykcję. Jest to szczególnie istotne ze względu na to, że w lipcu 2020 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej orzekł, iż jeden z mechanizmów legalizujących transfer danych osobowych do Stanów Zjednoczonych - Tarcza Prywatności (org. Privacy Shield) nie zapewnia wystarczającej gwarancji ochrony danych osobowych i w związku z tym nie może być stosowany. Unieważnienie Tarczy Prywatności oznaczało więc dla Klientów przetwarzających dane obywateli UE konieczność poszukiwania rozwiązań których dostawcy zapewniają przetwarzanie danych na terenie EOG lub w krajach trzecich, gwarantujących odpowiedni (uznany przez Unię Europejską) poziom ochrony danych osobowych.

„Kiedy Europejski Trybunał Sprawiedliwości wydał orzeczenie w sprawie potocznie nazywanej „Schrems II”, rozstrzygnięcie nie było dla nas zaskoczeniem. Stale obserwujemy komunikaty i decyzje wydawane przez organy UE w zakresie transferu danych osobowych do USA, albowiem od wielu lat zagadnienie to budzi kontrowersje. Mając to na względzie, na długo przed wydaniem orzeczenia przez Trybunał, ClickMeeting podjęło decyzję o transferze serwerów, w którym przechowywane są dane osobowe powierzane nam przez klientów, do Unii Europejskiej - informuje Karolina Nazarewicz z ClickMeeting. -  „Ponadto przed nawiązaniem współpracy z jakimkolwiek dostawcą z USA, podlega on szczegółowej weryfikacji pod kątem spełniania odpowiednich standardów bezpieczeństwa danych.”

Każda europejska firma musiała mieć pewność, że dane klientów nie są przetwarzane na terenie Stanów Zjednoczonych bez odpowiedniej podstawy prawnej legalizującej taki proces. Dzięki wprowadzonym rozwiązaniom w ClickMeeting wszystkie dane klientów są przechowywane w infrastrukturze teleinformatycznej zlokalizowanej na terenie Unii Europejskiej.

Zmiany, które zaszły w marcu 2020 roku, w ClickMeeting wpłynęły na niespodziewany, szybki, ale zakończony sukcesem rozwój. Obecnie, dzięki wsparciu OVHcloud, ClickMeeting dysponuje niezawodnymi usługami, mogąc zaoferować swoim odbiorcom jeszcze lepszą jakość spotkań on-line. Co za tym idzie, znacznie wzrósł też poziom obsługi klienta. Duże wydarzenia online nie stanowią żadnego problemu dla firmy, ponieważ dysponuje wydajną infrastrukturą z nieograniczonym transferem danych. Ponadto zastosowane zmiany w infrastrukturze teleinformatycznej pozwoliły wyeliminować przetwarzanie danych poza obszarem Unii Europejskiej, w krajach które nie gwarantują odpowiedniego poziomu ochrony danych.

Wszystkie te rozwiązania i usprawnienia wpłynęły zdecydowanie na znaczący rozwój platformy ClickMeeting. Dzięki wsparciu OVHcloud firma ta stale może poszerzać swoją działalność i w pełni odpowiadać na stale rosnące zapotrzebowanie ze strony rynku.