ClickMeeting

La pandemia ha rappresentato un momento di grande prova per le aziende: è scoppiata all’improvviso e non tutti erano preparati. Alcune imprese sono state comunque in grado di svilupparsi e aiutare altre aziende in questo periodo difficile.

A marzo 2020 ClickMeeting, una piattaforma online per riunioni, webinar e videoconferenze, si è ritrovata ad affrontare un’enorme sfida quando centinaia di aziende hanno adottato la modalità di lavoro da remoto. Da qui la necessità di organizzare riunioni e conferenze virtuali su una scala senza precedenti.

Per superare la prova, ClickMeeting aveva bisogno di trovare in breve tempo un provider in grado di supportare la piattaforma, rispondendo in modo adeguato alle aspettative e consentendo uno scaling rapido dell’attività. Anche la capacità di comunicare e reagire prontamente ai cambiamenti costituiva un criterio importante. Allo stesso tempo, l'azienda con sede a Danzica stava valutando la possibilità di localizzare l'infrastruttura in Europa per offrire una risposta adeguata alle aspettative dei clienti, in particolare nei mercati europei in cui la protezione dei dati e il GDPR costituivano una priorità. OVHcloud è arrivata in soccorso con soluzioni automatizzate e su misura per le esigenze di ClickMeeting.

• Aumento improvviso e inatteso del traffico dovuto alla pandemia
• Necessità di agire rapidamente per analizzare le esigenze e costruire soluzioni adeguate
• Sicurezza potenziata: attacchi DDoS e protezione giuridica

Dall’inizio del 2020 ClickMeeting ha registrato una crescita costante, con la conseguente necessità di aumentare il perimetro delle operazioni esistenti e rinforzare la sicurezza delle soluzioni offerte. Disporre di una banda passante più efficiente per supportare la crescita dei clienti in tutto il mondo era quindi diventata una priorità, insieme alla migrazione dei server principali in Europa.

In tutto il mondo è stato necessario introdurre soluzioni per consentire corsi online, spesso sostituendo i modelli tradizionali di insegnamento scolastico, così come workshop e formazione professionale. È interessante notare che le tecnologie moderne hanno raggiunto utenti a cui fino a quel momento non erano necessariamente mai state esposte e che quindi non sapevano come utilizzarle. La sfida maggiore è stata adattare i servizi alle persone anziane, agli insegnanti e agli alunni più giovani rendendo la piattaforma di videoconferenza ancora più semplice e intuitiva.

Prima della pandemia la soluzione offerta dall’azienda era stata adattata a queste esigenze, ma per poter raggiungere un pubblico molto più ampio richiedeva ancora lo snellimento dei processi.

I numeri parlano da soli. A marzo 2019 ClickMeeting ha organizzato 60.000 eventi online con 870.000 partecipanti. Un anno dopo nello stesso periodo ne ha organizzato 5 volte di più, per un totale di 300.000 con oltre 3,2 milioni di partecipanti. Solo nel marzo 2020 il numero di eventi online è aumentato da 18.000 a 90.000, con un forte incremento in tutto il mondo, principalmente in Europa ma anche in Stati Uniti, Russia e Brasile. In Francia la crescita è stata superiore al 400%, in Germania oltre il 500% e in Polonia addirittura del 1200%. La necessità di espandere l’attività era quindi una questione critica. La ricerca del fornitore è stata ostacolata dal processo di consegna eccessivamente lungo proposto dai potenziali partner, per cui è risultato fondamentale che il provider fosse flessibile e in grado di rispondere rapidamente alle richieste.

È stato quindi necessario aggiornare l’intera piattaforma per riuscire a far fronte all’aumento del traffico non in poche settimane o mesi ma immediatamente, e poter trasferire un enorme quantità di file, registrazioni, note o streaming audio-video a centinaia di migliaia di destinatari. Questa necessità implicava lavorare con un nuovo provider e acquisire un numero maggiore di server da un'azienda in grado di fornire soluzioni flessibili quando necessario. La pressione è stata avvertita non solo dall’azienda stessa, ma anche da clienti e fornitori.

ClickMeeting ha così iniziato la ricerca di un partner con criteri chiave come flessibilità, soluzioni di alta qualità e un deploy il più rapido possibile.

“La scelta è ricaduta su OVHcloud per diversi motivi. Fin dall'inizio la comunicazione con l'azienda è stata eccellente. Ricevevamo una risposta a tutte le domande in pochi minuti, ci sentivamo in buone mani e sapevano quello che facevano. La cosa più importante per noi era però la disponibilità di un processo il più rapido possibile per fornire una soluzione per localizzazioni specifiche. Per consegnare più server sono stati sufficienti pochi minuti, secondo le nostre necessità e, di conseguenza, dell’intera infrastruttura", spiega Bartłomiej Baldyga, IT Director di ClickMeeting. "OVHcloud ci ha offerto una soluzione sicura e allo stesso tempo un servizio veloce ed efficiente. Ha proposto in modo proattivo servizi adeguati e scalabili rapidamente, senza focalizzarsi su un'unica soluzione ma offrendoci la possibilità di scegliere la tecnologia più adatta alle nostre esigenze. In appena poche settimane siamo riusciti a moltiplicare la nostra infrastruttura di server principali.”

Grazie a questa cooperazione, le soluzioni sviluppate dalle due aziende hanno consentito un processo di consegna più rapido per i server dedicati in Europa: Varsavia, Francoforte, Londra e Strasburgo. Il tutto senza limitazioni sul trasferimento dei dati. Il totale controllo delle soluzioni è inoltre garantito in termini di trasmissione dei dati e sicurezza. L'infrastruttura odierna permette di tenere migliaia di conferenze online, webinar live e attività da remoto, contemporaneamente e in tutto il mondo.

L'architettura è flessibile e, in caso di aumento delle esigenze, facile da espandere grazie all’assenza di limitazioni sulla capacità dei rack dei server. L’upgrade dell’intera infrastruttura ha anche consentito di aumentare la banda passante della rete che collegava i server tra loro, rendendo necessaria la sincronizzazione completa e in tempo reale delle localizzazioni dei server principali e di backup. In ultima analisi, l'infrastruttura di server di ClickMeeting è stata spostata dagli Stati Uniti all'Europa, semplificando notevolmente i processi e rispondendo alle aspettative dei clienti in materia di protezione e localizzazione dei dati archiviati.

Il sito principale e di backup sono configurati in due diversi datacenter in Europa e protetti all’interno di una rete privata grazie alla tecnologia vRack fornita da OVHcloud. I sistemi di ripartizione del traffico sono stati inoltre decentralizzati, espandendo la capacità di rete sia in Europa che in Nord America.

Utilizzando le soluzioni di OVHcloud, le aziende possono anche gestire facilmente tutti i server tramite lo Spazio Cliente e via API.

La localizzazione dei server in Europa e la protezione della piattaforma e dei dati erano cruciali per i clienti di ClickMeeting, motivo per il quale OVHcloud ha proposto soluzioni con mitigazione degli attacchi DDoS incluse nel prezzo dell'infrastruttura. Grazie alla rete di OVHcloud con tecnologia VAC, i servizi di ClickMeeting sono costantemente protetti dall’anti-DDoS. Questo aspetto è particolarmente importante se si considera che, durante la crescente diffusione della piattaforma, l'azienda ha dovuto far fronte a numerosi attacchi, uno dei quali ha causato diverse ore di downtime. La presenza di una tecnologia di prevenzione degli attacchi DDoS inclusa di default su tutti i server di ClickMeeting si è quindi rivelata uno dei principali vantaggi di OVHcloud. Il sistema anti-DDoS monitora e se necessario filtra il traffico, indirizzando i flussi legittimi verso i server dei clienti e bloccando quelli indesiderati. L’intera operazione è trasparente sia per i clienti di OVHcloud che per gli utenti finali che utilizzano le videochiamate. I clienti OVHcloud vengono informati via email quando il filtraggio del traffico si attiva e quando l'operazione è conclusa.

I dati di tutti i clienti di ClickMeeting sono inoltre completamente protetti, grazie alla possibilità di scegliere i datacenter OVHcloud in Europa e un provider sotto la giurisdizione europea. Questo aspetto è particolarmente importante se ricordiamo che nel luglio 2020 la Corte di giustizia dell'Unione europea ha stabilito che uno dei meccanismi che legalizzano il trasferimento dei dati personali verso gli Stati Uniti, il Privacy Shield, non fornisce garanzie sufficienti per la protezione dei dati personali e non può pertanto essere utilizzato. L'annullamento del Privacy Shield ha comportato la necessità per le aziende che trattavano i dati dei cittadini dell'Unione europea di cercare soluzioni con fornitori che garantissero il trattamento dei dati all'interno dello SEE o in paesi terzi, assicurando un livello di protezione dei dati personali adeguato e riconosciuto dall'UE.

"Quando la Corte di giustizia europea si è pronunciata su quello che è comunemente noto come "Schrems II", il risultato non ci ha sorpreso. La questione del trasferimento dei dati personali negli Stati Uniti è stata controversa per diversi anni e monitoriamo quindi regolarmente le comunicazioni e le decisioni delle autorità dell'Unione Europea in merito. In quest'ottica, molto prima della sentenza della Corte, ClickMeeting ha deciso di trasferire nell'Unione Europea i server su cui sono archiviati i dati personali che ci sono stati affidati dai clienti", afferma Karolina Nazarewicz di ClickMeeting. "Inoltre, prima di entrare in contatto con un provider statunitense, è necessaria una verifica approfondita per accertarsi che siano soddisfatte tutte le opportune norme di sicurezza relative ai dati."

Per legalizzare tale processo, ogni azienda europea doveva assicurarsi che i dati dei clienti non siano trattati negli Stati Uniti senza un'adeguata regolamentazione. Con le soluzioni introdotte da ClickMeeting, tutti i dati dei clienti vengono conservati su un'infrastruttura ICT situata nell'Unione Europea.

I cambiamenti avvenuti nel marzo 2020 a ClickMeeting hanno portato a uno sviluppo inatteso, rapido ma di successo. Con il supporto di OVHcloud, l’azienda è oggi in grado di offrire al pubblico servizi affidabili e riunioni online di qualità superiore. Di conseguenza, anche il servizio clienti si è sviluppato significativamente. I grandi eventi online non rappresentano più un problema per l'azienda, che dispone di un'infrastruttura efficiente con trasferimento dei dati illimitato. Le modifiche applicate all'infrastruttura IT hanno inoltre eliminato l’elaborazione dei dati al di fuori dell'Unione Europea.

Tutte queste soluzioni e miglioramenti hanno influenzato considerevolmente lo sviluppo di ClickMeeting. Con il supporto di OVHcloud, l’azienda può continuare a espandere la propria attività e rispondere pienamente alla costante crescita della domanda del mercato.