Ekohe

Ekohe est un cabinet de conseil en transformation numérique mondial spécialisé dans l'IA, les plateformes de données et les logiciels d'entreprise. Fondée en 2007, l'entreprise opère avec des équipes à travers l'Europe, l'Asie et l'Amérique du Nord. Elle aide les organisations à transformer des processus opérationnels complexes en systèmes numériques structurés.

En 2008, Ekohe a commencé à travailler avec Host Broadcast Services (HBS) pour moderniser sa gestion de la logistique de diffusion et sa coordination opérationnelle pour des événements sportifs internationaux majeurs.

Ce qui a commencé comme un effort pour numériser un workflow opérationnel unique a progressivement évolué vers une plateforme capable de coordonner plusieurs aspects des opérations de diffusion mondiales.

Les matchs mondiaux peuvent rassembler des centaines de diffuseurs et des milliers d'ingénieurs, de techniciens et de sous-traitants travaillant dans plusieurs lieux et pays. Derrière chaque match se cache un vaste effort opérationnel. Chaque réseau de télévision nécessite des flux en direct fiables, une infrastructure de production, divers postes de commentaire et des services techniques.

Au début du partenariat, une grande partie de cette coordination dépendait de tableurs, d'e-mails et de processus manuels. Les départements fonctionnaient en silos, gérant leurs propres flux de travail et données séparément. À mesure que les tournois mondiaux prenaient de l'ampleur et que les diffuseurs exigeaient des configurations de production plus personnalisées, le volume des demandes et la complexité logistique ont considérablement augmenté.

En général, la pression atteint son paroxysme une fois le premier tour de matchs terminé. À ce moment-là, les diffuseurs ne disposent que de 72 heures environ pour réserver les services dont ils ont besoin pour les prochains matchs. Cela concerne la détermination des positions de commentaire, les connexions techniques et les installations de production. Les équipes ne pouvaient plus suivre manuellement l'afflux de demandes, révélant ainsi le besoin d'une plateforme opérationnelle unifiée et automatisée.

Une plateforme d'opérations de diffusion mondiale

Ekohe a abordé ce défi sous l'angle d'une transformation du business plutôt que d'un simple projet logiciel. L’entreprise s'est donné pour mission de modéliser les opérations de HBS en tant que workflows structurés, construisant une plateforme capable de les coordonner à travers les départements et les événements.
Sa première version a numérisé les réservations de services de diffusion, permettant aux diffuseurs de soumettre des demandes en ligne pendant que les opérateurs allouaient des ressources. La plateforme génère automatiquement les instructions techniques dont les ingénieurs ont besoin pour travailler dans les stades et les centres de diffusion.

À mesure que ses besoins se sont élargis, Ekohe a étendu son système au-delà des réservations, soutenant la coordination logistique, la gestion des accréditations et l'administration de la main-d'œuvre. Ce qui a commencé comme un outil de type ERP ciblé est devenu une plateforme centrale reliant les workflows opérationnels à travers plusieurs équipes et événements.

Accélérer le développement avec Wulin Master

Au cœur de sa plateforme se trouve Wulin Master, un framework de développement créé par Ekohe et construit sur Ruby on Rails. Au lieu de construire chaque interface manuellement, les équipes de développement définissent la structure des données et les workflows, permettant au framework de générer automatiquement des interfaces opérationnelles. 

Infrastructure conçue pour la fiabilité

Bien que la plateforme soutienne des opérations mondiales complexes, le principal défi n'est pas l'échelle, mais la fiabilité. Les systèmes de coordination de diffusion doivent rester disponibles, même en cas de problème de connectivité ou d'incidents imprévus.

« Pour ce type de plateforme, la fiabilité est primordiale. OVHcloud nous fournit la base pour maintenir les opérations, même sous la pression des événements en direct. »

Maxime Guilbot, fondateur et directeur général d'Ekohe

Pour garantir la résilience, la plateforme fonctionne sur une infrastructure Bare Metal OVHcloud, utilisant des load balancers, des bases de données répliquées et des systèmes de traitement en arrière-plan pour maintenir la continuité opérationnelle.

Ekohe héberge ses déploiements principaux dans les datacenters OVHcloud à Roubaix et Strasbourg, avec des déploiements supplémentaires créés dans les pays hôtes lorsque cela est nécessaire pour des événements spécifiques. Les outils de surveillance permettent aux équipes de détecter et de résoudre rapidement les problèmes. Le système peut même fonctionner localement au sein du réseau de l'événement si la connectivité externe est perturbée.

Aujourd'hui, la plateforme gère plus de 100 applications. Chacune d’entre elles correspond à un déploiement d'événement spécifique, couvrant les tournois à venir, les opérations actives et les événements passés où certains workflows sont encore en cours.

Une plateforme sur laquelle les équipes comptent

Au fil du temps, la plateforme est devenue un outil opérationnel central pour Host Broadcast Services. Ce qui a commencé comme un système pour gérer les réservations de services de diffusion soutient désormais une large gamme de workflows opérationnels lors de grands événements sportifs.

Aujourd'hui, de nombreux processus opérationnels, de la réservation de services techniques à la coordination logistique et à la génération d'instructions techniques, sont gérés via la plateforme. Les équipes s'y fient pour organiser les demandes, allouer les ressources et maintenir la visibilité à travers plusieurs lieux et départements.

« Une fois que les équipes de HBS ont commencé à utiliser la plateforme, elles ont réalisé qu'elles ne pouvaient plus fonctionner sans elle. »

Maxime Guilbot, fondateur et directeur général d'Ekohe

Apporter de la structure à des opérations complexes

La plateforme permet aux équipes de HBS de coordonner des opérations de diffusion complexes dans des délais serrés. Lors des phases clés d'un tournoi, les diffuseurs ne disposent que d’une courte fenêtre pour demander des services pour les matchs à venir, créant une montée d'activité opérationnelle qui doit être traitée rapidement et avec précision.

En structurant ces flux de travail dans un système unique, la plateforme permet aux équipes de gérer cette charge de travail de pointe efficacement, ce qui serait extrêmement difficile à gérer manuellement.

Soutenir des événements à toute échelle

Initialement développée pour la complexité opérationnelle de la Coupe du monde de la FIFA, la plateforme soutient désormais d'autres grands tournois tels que les Jeux asiatiques et la Coupe du monde de rugby. Elle est également utilisée pour des compétitions plus petites, permettant aux équipes de HBS de gérer des événements à toute échelle avec les mêmes outils et workflows structurés.

« Avec l'infrastructure Bare Metal d'OVHcloud, nous pouvons exécuter une plateforme critique avec un contrôle total sur notre infrastructure, tout en garantissant la fiabilité nécessaire pour les opérations de diffusion à l'échelle mondiale. » Maxime Guilbot, fondateur et directeur général d'Ekohe