O que é um plano de continuidade de negócios?

O principal objetivo de um PCA é minimizar o tempo de inatividade e o impacto financeiro e operacional de um evento não planeado. Ao identificar potenciais riscos e ao estabelecer previamente procedimentos claros e documentados, o PCA garante que a sua organização possa recuperar rapidamente e continuar a servir os seus clientes, salvaguardando a sua viabilidade a longo prazo.

A importância do planeamento da continuidade das atividades deriva da sua capacidade de minimizar o impacto de acontecimentos imprevistos, que, de outro modo, podem conduzir a graves consequências financeiras, de reputação e operacionais.

Um PCA bem concebido garante que, mesmo quando ocorrem desastres, as principais funções empresariais podem continuar com o mínimo de interrupção. Permite a uma empresa recuperar rapidamente, protegendo os fluxos de rendimentos e a posição no mercado.

Ao estabelecer previamente papéis e procedimentos claros, elimina o pânico e a confusão durante uma crise, permitindo uma resposta rápida e coordenada. Esta abordagem pró-ativa também protege os ativos mais valiosos de uma empresa: os seus empregados, dados e reputação.

Contém medidas chave, tais como RTO (Recovery Time Objetive) e RPO (Recovery Point Objetive). O RTO é o período de tempo máximo tolerável durante o qual um computador, sistema, rede ou aplicação pode ficar inativo após um desastre ou uma interrupção não planeada. O RPO é o período máximo tolerável durante o qual os dados podem ser perdidos devido a um incidente grave num sistema ou numa aplicação.

Em última análise, o PCA é um investimento na estabilidade a longo prazo e na confiança das partes interessadas. Demonstra um compromisso com a integridade operacional, tranquilizando clientes, investidores e parceiros quanto ao facto de a empresa estar preparada para o inesperado.

Componentes chave de um PCA

Um plano abrangente de continuidade empresarial (PCA) assenta em muitos componentes que trabalham em conjunto para criar um quadro resiliente e eficaz. Estes elementos asseguram que todos os aspetos da organização são tidos em conta, desde a avaliação inicial dos riscos até à recuperação final.

1. Business Impact Analysis (BIA)

Uma análise de impacto empresarial é o passo fundamental para o desenvolvimento do PCA. Trata-se de identificar todas as funções, processos e sistemas críticos de uma empresa e de avaliar o impacto potencial da sua interrupção. A BIA determina o tempo de inatividade máximo tolerável para os servidores dedicados e os objetivos de tempo de recuperação para cada função, ajudando a dar prioridade às áreas que precisam de ser restauradas primeiro.

2. Avaliação dos riscos

Este componente identifica ameaças e vulnerabilidades potenciais que podem perturbar as atividades da empresa. Uma avaliação dos riscos considera tanto os riscos internos como os externos, abrangendo uma gama de ameaças, incluindo catástrofes naturais, ciberataques, cortes de eletricidade e interrupções da cadeia de aprovisionamento. Ao compreender estes riscos, uma empresa pode desenvolver estratégias específicas para os atenuar.

3. Resposta a incidentes e gestão de crises

Aqui, descrevemos as ações imediatas a tomar quando ocorre um evento disruptivo. Estabelece uma equipa de gestão de crises com funções e responsabilidades claramente definidas. O plano inclui protocolos de comunicação para as partes interessadas internas e externas, oferecendo uma abordagem estruturada para gerir as horas iniciais de uma crise.

4. Estratégias de recuperação

As estratégias de recuperação descrevem os métodos e recursos necessários para restaurar as operações empresariais. Afinal, muitas vezes uma recuperação rápida é a melhor maneira de limitar os resultados prejudiciais.

Isto inclui a identificação das instalações de backup, incluindo na Public Cloud, em locais de trabalho alternativos e na tecnologia necessária para restaurar os dados e os sistemas. Este componente descreve os passos práticos para recuperar o negócio.

5. Testes e formações

Um PCA só é eficaz se for testado regularmente e os funcionários estiverem cientes das suas funções. Os testes e treinos são processos contínuos que envolvem a realização de simulações e treinos para validar a eficácia do plano. Desta forma, garante-se que o plano continua a ser relevante e que a equipa está preparada para executar medidas de infraestrutura e proteção de dados sempre que necessário.

6. Manutenção e Revisão

O seu plano de continuidade é um documento dinâmico que deve ser revisto e atualizado regularmente. As alterações na tecnologia, nos processos empresariais ou no cenário de risco requerem manutenção e revisão periódicas para garantir a eficácia contínua. Desta forma, o plano mantém-se alinhado com o estado atual da empresa, garantindo uma resiliência permanente da infraestrutura.

Etapas para criar um plano de continuidade de negócios eficaz

O desenvolvimento de um sólido plano de continuidade de atividades é um processo sistemático que requer uma análise cuidadosa e uma visão estratégica. Ao seguir uma abordagem estruturada, a sua organização pode criar uma estrutura resiliente que seja abrangente e funcional:

• Realizar uma avaliação de risco: Tem de identificar as ameaças potenciais para as mesmas. Uma avaliação de riscos envolve a avaliação de riscos internos e externos, incluindo desastres naturais, ciberataques, falhas de equipamentos e ausência de pessoal essencial. Este passo ajuda-o a compreender as suas vulnerabilidades e informa as estratégias específicas que deverá desenvolver.
   
• Desenvolver estratégias de recuperação: Depois de concluída a avaliação de riscos, pode agora criar as estratégias de recuperação. Trata-se de definir as ações, recursos e tecnologias específicos necessários para restaurar as funções críticas do seu negócio. Provavelmente, esta etapa incluirá o seu plano de recuperação de desastres, centrado na restauração dos sistemas informáticos; contudo, também deverá englobar estratégias para locais de trabalho alternativos, protocolos de comunicação e aprovisionamento de recursos.
   
• Documentar um plano detalhado: É aqui que todas as suas análises e estratégias são compiladas num documento formal e acessível. O plano deve definir claramente as funções e responsabilidades, prever procedimentos faseados para diferentes cenários e incluir toda a informação de contacto necessária para funcionários, fornecedores e clientes. O documento deve ser armazenado em várias localizações, tanto no local como fora dele, para garantir que permanece acessível a qualquer momento.
   
• Testar o plano: Um plano só é eficaz se funcionar na prática. É essencial testar regularmente o plano para identificar as deficiências e aperfeiçoar os procedimentos. Os testes podem variar de um simples "exercício de mesa" em que a equipa percorre o plano para uma simulação em larga escala que imita um cenário do mundo real.

Por último, assegurar que todos os envolvidos no plano compreendem as suas responsabilidades. Devem ser realizadas sessões de formação para familiarizar os trabalhadores com os procedimentos do plano, garantindo uma resposta coordenada e eficaz durante uma crise. É vital que todos os principais interessados, desde a liderança aos funcionários de primeira linha, estejam cientes da sua parte.

Onde vemos o planeamento da continuidade a funcionar no mundo real? Os planos de continuidade de atividades não são documentos teóricos, mas sim uma ferramenta vital que ajuda as organizações a gerirem crises do mundo real. No sector financeiro, por exemplo, um PCA é essencial para assegurar serviços bancários e comerciais ininterruptos.

Um ataque informático ou uma falha do centro de cálculo podem ter consequências catastróficas, mas um PCA bem concebido, com um componente robusto de recuperação de desastres, permite que as empresas efetuem rapidamente o redirecionamento após falha para um local secundário, salvaguardando as transações dos clientes e mantendo a estabilidade do mercado.

Do mesmo modo, no sector dos cuidados de saúde, um PCA garante que os hospitais possam continuar a prestar cuidados de salvamento durante uma falha de energia ou um desastre natural, ativando geradores de backup, protegendo os registos dos pacientes e reencaminhando os serviços de emergência.

A necessidade de um PCA estende-se para além das indústrias tradicionais. Para as empresas de e-commerce, a interrupção de um servidor durante um período de pico de vendas, como a Black Friday, pode levar a milhões de receitas perdidas. O seu PCA incluiria estratégias de reencaminhamento do tráfego do website, de restauro das operações a partir de um backup baseado na cloud e de comunicação com os clientes afetados.

No sector da indústria transformadora, um PCA poderá fazer face às ruturas da cadeia de abastecimento mediante a identificação de fornecedores alternativos ou a uma crise logística, mediante a organização de novos parceiros de transporte. Estes exemplos ilustram que os PCA são cruciais para qualquer organização que se baseie em operações contínuas, independentemente da sua dimensão ou indústria.