Wat is een gegevenscatalogus?

Definitie en doel

In de kern is een gegevenscatalogus een georganiseerde inventaris van gegevensassets binnen een organisatie. Zie het als een bibliotheekcatalogus, maar dan voor gegevens. Meestal worden de gegevens niet zelf opgeslagen, maar worden gegevens verzameld, beheerd en verstrekt (dit wordt metagegevens genoemd). Deze metagegevens bieden context, waardoor gegevens vindbaar, begrijpelijk en betrouwbaar worden.

De gegevenscatalogus fungeert als een centrale, doorzoekbare opslagplaats waar professionals op het gebied van gegevensbeheer (zoals analisten, wetenschappers en technici) en zelfs zakelijke gebruikers informatie kunnen vinden over de gegevens die voor hen beschikbaar zijn. Het beantwoordt kritieke vragen zoals:

• Welke data- en datamanagement hebben we?
• Waar komen deze gegevens vandaan?
• Wat betekenen deze gegevens?
• Wie is de eigenaar van deze gegevens?
• Hoe worden deze gegevens gebruikt en door wie?
• Is dit data- en datamanagement betrouwbaar en up-to-date?

Door deze antwoorden te bieden stelt een gegevenscatalogus gebruikers in staat om relevante gegevens efficiënt te lokaliseren voor hun taken, de samenstelling en kwaliteit ervan te begrijpen en er uiteindelijk effectiever gebruik van te maken voor besluitvorming, gegevensanalyse en operationele processen.

Het overbrugt de kloof tussen data assets en de mensen die ze nodig hebben. Dat helpt ook bij datamakhouse- en datawarehouse-inspanningen.

Gegevenscatalogus versus gegevenswoordenlijst

Hoewel de termen "gegevenscatalogus" en "gegevenswoordenboek" soms door elkaar worden gebruikt, hebben ze verschillende, zij het verwante, doeleinden.

Een data governance dictionary is primair een technische resource om toegang tot te krijgen. Het biedt een gedetailleerde, schemaniveau beschrijving van data-elementen, gericht op de structurele aspecten van een database of dataset. Een gegevenswoordenboek bevat doorgaans:

• Tabelnamen en omschrijvingen : Wat elke tabel vertegenwoordigt.
• Kolomnamen en gegevenstypen : De naam van elk veld en het type gegevens dat het bevat (bijvoorbeeld tekst, geheel getal, datum).
• Restricties : Regels die worden toegepast op de gegevens, zoals primaire sleutels, refererende sleutels en null-waarden.
• Relaties : Hoe verschillende tabellen of gegevenselementen zich tot elkaar verhouden.
• Basic definities : Beschrijvingen van wat elk veld vertegenwoordigt.

Een gegevenscatalogus daarentegen biedt een breder, meer bedrijfsgericht perspectief. Hoewel er vaak informatie in woordenboeken voor gegevensbeheer wordt opgenomen, gaat het veel verder door rijkere contextuele metagegevens en functies toe te voegen. De belangrijkste onderscheidende factoren van een gegevenscatalogus zijn:

• Bredere scope : Het kan meerdere gegevensbronnen omvatten naast één database, inclusief data lakes, data warehouses, BI tools en zelfs spreadsheets.
• Rich metadata : Naast technische metagegevens omvat deze ook zakelijke metagegevens (bijvoorbeeld bedrijfsdefinities, eigendomsbeleid, gebruiksbeleid, scores voor gegevenskwaliteit), operationele metagegevens (bijvoorbeeld vernieuwingsschema's, ETL-taakgegevens) en sociale metagegevens (bijvoorbeeld gebruikersbeoordelingen, opmerkingen, annotaties).
• Search and discovery : Dankzij krachtige zoekfuncties kunnen gebruikers gegevensbronnen vinden met behulp van trefwoorden, zakelijke termen of door relaties en afstammingslijnen te verkennen.
• Data governance lineage : Visualisaties die de oorsprong, transformaties en afhankelijkheden van gegevenselementen weergeven.
• Collaboration functies : Tools voor gebruikers om kennis te delen, vragen te stellen en bij te dragen aan een beter begrip van gegevens.
• Governance support : Helpt beleid voor gegevensbeheer af te dwingen door duidelijkheid te bieden over gegevensbeheer en -eigendom, gevoeligheid en passend gebruik.

In wezen is een data dictionary een component die in een gegevenscatalogus kan worden ingevoerd. De gegevenscatalogus fungeert als een uitgebreider, gebruiksvriendelijker portal voor het ontdekken, begrijpen en vertrouwen van alle bedrijfsgegevensmiddelen, en niet alleen van de technische definities ervan.

Voordelen en gebruiksscenario's

Het implementeren van een gegevenscatalogus biedt organisaties significante voordelen door het stroomlijnen van hun interactie met en het beheer van hun gegevens. Deze voordelen vertalen zich in tastbare verbeteringen in verschillende aspecten van het bedrijf.

Toegankelijkheid

Een van de meest directe voordelen van een catalogus voor gegevensbeheer is de verbeterde toegankelijkheid van gegevens. Door een gecentraliseerde, doorzoekbare inventaris te bieden, stellen gegevenscatalogi gebruikers van alle technische vaardigheden in staat om de gegevens die ze nodig hebben eenvoudig te vinden. Deze mogelijkheid tot zelfbediening reduceert drastisch de tijd die datawetenschappers, analisten en zakelijke gebruikers besteden aan het zoeken naar relevante datasets, het proberen de betekenis ervan te begrijpen of het verifiëren van hun betrouwbaarheid.

Deze nieuw ontdekte toegankelijkheid vertaalt zich direct in verhoogde productiviteit:

• Reductie van de time-to-insight : Analisten besteden meer tijd aan het analyseren van gegevens en minder tijd aan het zoeken naar gegevens, wat leidt tot snellere inzichten en besluitvorming.
• Democratisering van data : Zakelijke gebruikers kunnen met vertrouwen gegevensbeheer dat relevant is voor hun domein vinden en begrijpen zonder diepgaande technische expertise of voortdurend afhankelijk te zijn van IT.
• Verbeterde samenwerking Als iedereen toegang heeft tot dezelfde kennis van gegevensmiddelen, wordt de samenwerking bij gegevensgestuurde projecten efficiënter en effectiever.
• Onboarding nieuwe teamleden : Nieuwe werknemers kunnen veel sneller aan de slag door de catalogus te gebruiken om het gegevenslandschap van de organisatie te begrijpen.
• Minder redundantie: Door bestaande gegevensassets detecteerbaar te maken, helpen catalogi om dubbele gegevens of analytische inspanningen te voorkomen.

Compliance en gegevensbeheer

Gegevenscatalogi zijn van groot belang voor het versterken van de nalevingsinspanningen en het verbeteren van de algehele praktijken voor gegevensbeheer. In een tijdperk van toenemende regelgevingen voor gegevensprivacy (zoals AVG/GDPR, CCPA en HIPAA) is het essentieel om te begrijpen welke gegevens u heeft, waar deze zich bevinden, wie er toegang toe heeft en hoe deze worden gebruikt. Dit is hoe gegevenscatalogi bijdragen:

• Enhanced data governance : Catalogi bieden een platform voor het documenteren en afdwingen van beleidsregels voor gegevensbeheer, het toewijzen van eigendom en het bijhouden van gegevensbeheer. Ze maken het bestuur tastbaar en operationeel.
   
• NALEVING VAN REGELGEVINGEN Door gevoelige gegevens en het gebruik ervan te catalogiseren, kunnen organisaties gemakkelijker aantonen dat ze de regelgevingen voor gegevensbescherming en privacy naleven. Functies zoals het labelen van gegevens voor PII (persoonlijk identificeerbare informatie) zijn van cruciaal belang.
   
• Risk reduction : Inzicht in de afstemming en impact van gegevens helpt bij het inschatten van risico's die gepaard gaan met gegevenswijzigingen of potentiële inbreuken. Het helpt ook bij het identificeren en beheren van verouderde, of triviale (ROT) gegevens.
   
• Verbeterde datakwaliteit : Catalogi kunnen worden geïntegreerd met hulpmiddelen voor gegevenskwaliteit of gebruikers in staat stellen om de kwaliteit van gegevensbeheer te beoordelen en te becommentariëren, wat transparantie biedt en een cultuur van verbetering van de gegevenskwaliteit bevordert.

Implementatie en tools

Het starten van een initiatief en een beheerproces voor een gegevenscatalogus kan intimiderend lijken, maar een gefaseerde aanpak kan tot succes leiden. Hier zijn de belangrijkste stappen om aan de slag te gaan:

Duidelijke doelstellingen en bereik definiëren

Welke specifieke problemen wilt u oplossen met een gegevenscatalogus? (bijvoorbeeld het verbeteren van de gegevensdetectie voor analisten, het ondersteunen van compliance en het verbeteren van data-governance). Begin met een beheersbaar bereik. Welke gegevensdomeinen of -bronnen zijn het meest kritiek? Focus eerst op use cases met een hoge waarde in plaats van alles tegelijk te catalogiseren.

Belangrijke betrokkenen identificeren en een team vormen

Hierbij zijn vertegenwoordigers van verschillende gebruikers- en beheergroepen betrokken: gegevenseigenaren, data governance-stewards, data engineers, data-analisten, datascientists en zakelijke gebruikers. Rollen en verantwoordelijkheden voor het vullen, onderhouden en beheren van de catalogus vastleggen. Beveilig de sponsoring van leidinggevenden om het initiatief te promoten.

Het bestaande metagegevenslandschap beoordelen

Identificeer waar metagegevens zich momenteel bevinden. Dit kan bijvoorbeeld in databases, spreadsheets, tools voor datamodellering, ETL-scripts of zelfs tribale kennis binnen teams zijn. Then:

• De kwaliteit en volledigheid van bestaande metagegevens begrijpen om lacunes te identificeren.
• Evalueer tools op basis van uw gedefinieerde doelstellingen, bereik, bestaande infrastructuur en budget.
• Een strategie ontwikkelen voor het vullen van de catalogus.
• Processen vaststellen om de metagegevens up-to-date te houden. Een verouderde catalogus verliest snel zijn waarde.

Gebruik vervolgens een proefproject dat gericht is op een specifieke gebruikersgroep of een specifiek gegevensdomein in uw organisatie, verzamel feedback en voer dit in de hele organisatie uit. Communiceer de voordelen van de gegevenscatalogus en geef trainingen om adoptie aan te moedigen.

Hulpmiddeltypen en voorbeelden

De markt biedt een breed scala aan tools voor het organiseren van gegevens, elk met zijn sterke punten en focus. Ze kunnen over het algemeen als volgt worden gecategoriseerd:

• Zelfstandige/gespecialiseerde data catalogi : Deze tools zijn speciaal ontworpen voor het catalogiseren en opsporen van gegevens. Ze bieden vaak uitgebreide functionaliteit op het gebied van metagegevensbeheer, lineaire visualisatie, zoeken en samenwerken en zijn ontworpen om verbinding te maken met een breed scala aan gegevensbronnen in het gegevenslandschap van een organisatie. Belangrijke kenmerken zijn vaak geavanceerde, op AI gebaseerde metagegevensdetectie, geautomatiseerde tagging en classificatie, robuuste workflows voor gegevensbeheer en krachtige samenwerkingstools.
   
• Data platforms met ingebouwde catalogi : Veel moderne dataplatforms - zoals data lake-platforms, data warehouse-oplossingen of uitgebreide data management-suites - bevatten ingebouwde mogelijkheden voor gegevenscatalogussen. Deze zijn doorgaans goed geïntegreerd in hun specifieke ecosysteem en bieden functies als een naadloze integratie met de andere services van het platform (bijvoorbeeld data-invoer, -verwerking en -BI), een uniforme gebruikerservaring en optimalisatie voor de gegevensopslag- en -verwerkingsengines van het platform. Ze bieden echter mogelijk minder uitgebreide connectiviteit of zelfstandige functies in vergelijking met gespecialiseerde tools.
   
• Open-source data catalogi : Dit zijn oplossingen op basis van de community die een flexibele en vaak kosteneffectieve optie bieden. Ze kunnen in hoge mate worden aangepast, maar vereisen mogelijk meer technische expertise voor implementatie, configuratie en onderhoud. Hun sterke punten zijn onder meer uitbreidbaarheid via API's en plug-ins, leverancierneutraliteit en krachtige support voor de community, waardoor ze geschikt zijn voor organisaties met robuuste interne technische teams.

Native catalogi van cloudproviders worden meestal gebruikt via een strak geïntegreerde aanpak met hun respectieve cloud-ecosystemen, waardoor het eenvoudiger wordt om gegevensassets die in die specifieke cloud-omgeving zijn opgeslagen, te catalogiseren. Veelgebruikte functies zijn onder andere vergaande integratie met andere cloudservices (opslag, databases, analyses), pay-as-you-go-prijsmodellen en schaalbaarheid die door de cloudprovider wordt beheerd.