Privacy Policy

1. Gestion des contrats

Description du traitement  
OVHcloud traite les Renseignements Personnels dans le cadre de la gestion des contrats conclus directement avec ses Clients et/ou auprès de partenaires. Les Renseignements Personnels collectés peuvent être relatif au Client et/ou à ses Préposés lorsque le Client est une personne morale ou une société de personnes.

Ces Renseignements Personnels sont utilisés par OVHcloud afin de réaliser les opérations nécessaires aux traitements des commandes, à la mise à disposition des services, au paiement des commandes et abonnements  ainsi qu’aux facturations afférentes. Le cas échéant, ces Renseignements Personnels peuvent également être utilisés pour la livraison de produits.

Catégories de Renseignements Personnels traités
Dans le cadre de la gestion des contrats, OVHcloud est amenée à traiter les Renseignements Personnels suivants : 

• Données d’identification, notamment :  nom, prénom, coordonnées postales et électroniques, numéro de téléphone, document d’identité, attestation de domicile;
• Données de connexion à l’espace client : adresse courriel de connexion, mot de passe, identifiant client OVHcloud (dit « NIC Handle »), adresse IP, log de connexion, etc.;
• Données de paiement : informations relatives à la carte bancaire et/ou au compte bancaire;
• Données de suivi de la relation commerciale : historique de commandes, montant des commandes et factures.

2. Exécution des services OVHcloud

Description du traitement 

OVHcloud recueille les Renseignements Personnels relatifs à ses Clients et/ou ses Préposés dans la cadre de la fourniture de ses services et afin d’en assurer leur maintenance.

Catégories de Renseignements Personnels traités

• Données d’identification du Client et/ou de ses Préposés :  nom, prénom, coordonnés, identifiant client et utilisateurs ou « NIC Handle » du Client ou de ses Préposés ;
• Communications entre le Client et/ou ses Préposés avec OVHcloud : courriels, tickets de supports relatifs à la fourniture et à l’utilisation des services, aux opérations de maintenance ou aux incidents éventuels ;
• Informations relatives aux services utilisés, en ce compris les données techniques : caractéristiques des services, informations relatives à leur utilisation, et à la localisation du Service (tel que défini dans les conditions générales d’OVHcloud), identifiants machines, adresses IP, configurations, données de connexion, états des services, données d’utilisation et journaux d’événements.

Dans la mesure où OVHcloud détermine de façon autonome les conditions d’utilisation de ces Renseignements Personnels dans ses outils et dans son système d’information, OVHcloud est l’entreprise qui recueille, détient, conserve, utilise et communique ces Renseignements Personnels.

A noter, certains services OVHcloud sont fournis en collaboration avec des partenaires (tels que des opérateurs de noms de domaine vendus par OVHcloud ou des fournisseurs de licences de logiciels) vers lesquels des Renseignements Personnels peuvent être communiqués dans le but de délivrer les produits ou services concernés. Dans ce cas, les conditions dans lesquelles le partenaire utilise ces Renseignements Personnels sont indiquées dans les conditions spécifiques applicables aux services concernés.

3. Gestion de la relation client

Description des opérations de traitement
OVHcloud recueille les Renseignements Personnels relatifs à ses Clients et/ou le cas échéant à leurs Préposés dans le cadre de la gestion des échanges avec son Service Client afin de répondre aux demandes d’informations, et aux éventuelles réclamations.

OVHcloud peut également traiter les Renseignements Personnels aux fins de constitution de preuves dans le cadre d’un litige ou d’un contentieux avec son Client et/ou ses Préposés.

Catégories de Renseignements Personnels traitées

• Données d’identification du Client et/ou de ses Préposés: nom, prénom, coordonnés, identifiant client et utilisateurs (« NIC Handle ») du Client ou de ses Préposés;
• Informations relatives aux services utilisés : caractéristiques des services, informations relatives à leur utilisation, et à la localisation du Service, identifiants machines, adresses IP, configurations, données de connexion, états des services, données d’utilisation et journaux d’événements;
• Données relatives aux commandes, à la facturation et aux moyens de paiements;
• Communications entre le Client et/ou ses Préposés et le Service Client d’OVHcloud (échanges tels que tickets de supports relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat, historiques des demandes et réponses, le cas échéant enregistrements téléphoniques);
• Les Renseignements Personnels figurant sur les réseaux sociaux lorsque les clients ou leurs Préposés nous contactent sur ces plateformes;
• Ensemble des éléments communiqués par le client au service support.

Dans le cadre de la gestion de la relation client, les Renseignements Personnels des clients d’OVH Hébergement Inc. peuvent être accessibles aux salariés des entreprises du Groupe OVH situées au sein de l’Union Européenne.

4. Gestion de la prospection commerciale

Description des opérations de traitement
OVHcloud recueille des Renseignements Personnels relatifs à ses Clients et/ou à leurs Préposés afin de les informer sur les activités d’OVHcloud (et le cas échéant de ses partenaires), le lancement de nouveaux produits et/ou services, leur proposer des services et/ou leur faire bénéficier de promotions, et/ou les inviter à des évènement OVHcloud.

OVHcloud utilise les Renseignement Personnels recueillis aux fins des utilisations décrites ci-dessus qu’après avoir obtenu le consentement express, libre et éclairé de la personne concernée.

OVHcloud peut également être amenée à entrer en contact à des fins de prospection commerciale avec des personnes ayant exprimé leur consentement à recevoir des communications d’OVHcloud auprès de partenaires de cette dernière. Dans ce cadre, la cueillette des Renseignements Personnels nécessaires à l’envoi de communications ainsi que le recueil du consentement de la personne concernée sont réalisés par les partenaires d’OVHcloud. OVHcloud veille à ce que les Renseignements Personnels relatifs à ces personnes ainsi que leur consentement à la prospection commerciale aient été recueillis conformément aux lois applicables.

Catégories de Renseignements Personnels utilisés

• Données d’identification du Client et/ou de ses Préposés : prénom, nom, coordonnées, adresse électronique;
• Données de navigation Internet: adresse IP, ID utilisateur, historique de navigation sur les sites OVH;
• Centres d’intérêt du Client et/ou de ses Préposés : données relatives à l'utilisation des services, à l'historique des commandes, aux habitudes de consommation, à la participation aux événements;
• Interactions du Client et/ou de ses Préposés avec OVHcloud.

5. Gestion de la lutte contre la fraude

Description des opérations de traitement

OVHcloud utilise les Renseignements Personnels de ses Clients et le cas échéant de leurs Préposés afin d’assurer la sécurité des paiements, de détecter et prévenir la fraude. À ce titre, OVHcloud a également mis en place un dispositif facultatif d’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité de votre compte.
Dans le cadre de cette utilisation, les Renseignements Personnels peuvent être transférés à l’équipe de prévention de la fraude d’OVHcloud située en France et au Québec, ou aux équipes en charge de la relation client en France et au Québec s’agissant d’une demande relative à votre authentification à deux facteurs.

Catégories de Renseignements Personnels utilisés

• Données d’identification du Client et/ou de ses Préposés : nom, prénom, coordonnées, adresse électronique, adresse postale, province, ville pays;
• Données de paiement : informations relatives à la carte bancaire et/ou au compte bancaire;
• Données de connexion : Adresse IP;
• Données de suivi de la relation commerciale : historique de commandes, montant des commandes, factures et le cas échéant, montant des impayés;
• Données de localisation.

Dans certains cas, OVHcloud pourra être amenée à demander la communication des documents suivants : 

• Pièce d’identité du Client ou de son représentant;
• Justificatif de domicile;
• Attestation d’immatriculation d’entreprise;
• Pouvoir du dirigeant;
• Coordonnées bancaires.

6. Gestion de la facilitation de vos paiements ultérieurs

Description des opérations de traitement
OVHcloud détient, conserve et utilise les Renseignements Personnels de ses Clients relatifs à leur(s) moyen(s) de paiement dans le cadre de la souscription par ses Clients à un service avec renouvellement automatique ou lorsque le Client a exprimé son souhait d’enregistrer sa carte bancaire sur son compte client afin de faciliter ses paiements ultérieurs.

Catégories de Renseignements Personnels utilisés

• Données d’identification du Client et/ou de ses Préposés : nom, prénom, adresse courriel;
• Données relatives à la carte bancaire : 6 premiers chiffres (relatif à l’établissement bancaire émetteur de la carte) et 4 derniers chiffres de la carte bancaire ou IBAN

7. Gestion du recouvrement

Description des opérations de traitement

OVHcloud utilise les Renseignements Personnels de ses Clients et/ou de ses Préposés afin d’identifier les commandes impayées et permettre le recouvrement des sommes restant dues.

Catégories de Renseignements Personnels utilisés

• Données d’identification : nom, prénom, adresse courriel adresse postale;
• Données de facturation : moyens de paiement, coordonnées bancaires, historique de commandes, montant des commandes, factures et le cas échéant, montant des impayés.

Dans le cadre de l’utilisation des Renseignements Personnels à des fins de recouvrement, OVHcloud est susceptible de transférer les Renseignements Personnels à des prestataires de service de recouvrement et à des conseils externes.

8. Gestion et amélioration de la relation client et rapports statistiques

Description des opérations de traitement
OVHcloud recueille les Renseignements Personnels relatifs à ses Clients et/ou le cas échéant à leurs Préposés dans le cadre de la gestion de la gestion et de l'amélioration de la relation client, afin d'élaborer des rapports statistiques pour évaluer la satisfaction générale relative aux produits OVHcloud.

Catégories de Renseignements Personnels traitées

• Informations relatives aux services utilisés : caractéristiques des services, informations relatives à leur utilisation, et à la localisation du Service, identifiants machines, adresses IP, configurations, données de connexion, états des services, données d’utilisation et journaux d’événements ;
• Toute donnée communiquée par les Clients et/ou le cas échéant à leurs Préposés dans le cadre de questionnaire satisfaction adressés par OVHcloud

Dans le cadre de la gestion de l'amélioration de la relation client et à des fins d'amélioration des services OVHcloud, les Renseignements Personnels des Clients d’OVH Hébergement Inc. et/ou de leurs Préposés peuvent être accessibles aux salariés des entreprises du Groupe OVH situées au sein de l’Union Européenne.

9. Personnalisation du site

Les Renseignements Personnels collectés pour la personnalisation des sites OVHcloud ainsi que leur utilisation sont décrits dans notre Politique des témoins de connexion (cookies)

10. Publicité ciblée en ligne

Les renseignements personnels collectés pour la publicité en ligne relative à votre navigation sur les sites OVHcloud sont indiqués dans notre Politique des témoins de connexion (cookies)

11. Respect des obligations légales

Description des opérations de traitement
Dans le cadre de ses activités, OVHcloud est soumis à différentes obligations légales dont le respect nécessite la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de Renseignements Personnels.

Les obligations légales auxquelles est soumis OVHcloud sont notamment le respect des obligations fiscales et comptables, le traitement des demandes d’exercice de droits des personnes concernées par l’utilisation de Renseignements Personnels, l’obligation de répondre à certaines demandes de juridictions et d’autorités judiciaires ou administratives de communication d’informations, ou encore de déclarer certains incidents de confidentialité.

Lorsqu’OVHcloud reçoit des demandes d’autorités judiciaires, administratives ou autres, visant à obtenir communication des Renseignements Personnels en sa possession, elle s’engage à :

• Vérifier la compétence de l’autorité demanderesse ;
• Ne répondre qu’à des demandes valablement formées ;
• Si cela est autorisé, informer au préalable la personne concernée afin de lui permettre de faire valoir ses droits ;
• Limiter la communication aux seuls Renseignements Personnels requis par l’autorité.

Catégories de Renseignements Personnels traités

• Concernant le respect des obligations fiscales et comptables : l’ensemble des informations relatives aux commandes ainsi que les factures afférentes;
• Concernant les demandes d’exercice de droits : l’ensemble des Renseignements Personnels objets de la demande;
• Concernant les demandes des juridictions, autorités judiciaires ou administratives : l’ensemble des Renseignements Personnels demandés.

Hébergement des Renseignements Personnels
Les Renseignements Personnels dont cette politique fait l’objet sont hébergés au Québec dans un centre de données possédé et opéré par OVHcloud.

Si un client choisit d’utiliser des services OVHcloud dans des centres de données situés en dehors du Canada (notamment l’Union Européenne, Singapour, l’Inde ou l’Australie), des Renseignements Personnels nécessaires à l’exécution des services peuvent être hébergés dans le pays correspondant.

Accès à distance
Des utilisations de Renseignements Personnels ainsi que des communications occasionnelles de Renseignements Personnels peuvent se faire en dehors du Québec et/ou du Canada du fait de la dimension internationale d’OVHcloud. De ce fait, des sociétés du Groupe OVH peuvent participer à l’utilisation des Renseignements Personnels du client à l’extérieur du Québec et du Canada.

Lorsqu’une communication de Renseignements Personnels en dehors du Québec et/ou du Canada se produit, OVHcloud met en place des mesures techniques et administratives de protection des Renseignements Personnels entre les membres du Groupe OVHcould conformément aux lois applicables.

La protection des Renseignements Personnels est pleinement intégrée au système de gestion de sécurité de l’information d’OVHcloud, dans le cadre duquel OVHcloud poursuit différents objectifs tels que :

• Déploiement d’une approche industrielle, à grand échelle de la sécurité ;
• Positionnement d’OVHcloud comme un acteur de confiance dans l’écosystème numérique ;
• Mise en place de systèmes de management de la sécurité (ISMS) et de la vie privée (PIMS) ;
• Approche de la sécurité par les risques ;
• Démonstration de la sécurité via les certifications, le contrôle interne et l’audit externe ;
• Réponse unifiée aux incidents de sécurité et aux incidents de confidentialité ;
• Intégration des enjeux de sécurité de protection de la vie privée dans l’évolution des produits ;
• Évaluation de la sécurité et mise en place d’amélioration continue.

Par ailleurs, OVHcloud garantit que ses salariés autorisés à avoir accès à des Renseignements Personnels sont soumis à une obligation de confidentialité et reçoivent une formation appropriée concernant la protection des Renseignements Personnels.

OVHcloud se réserve le droit de procéder à l’anonymisation des Renseignements Personnels qui font l’objet de la présente politique, c’est-à-dire de les modifier afin qu’ils ne permettent plus, de manière directe ou indirecte, d’identifier, d’individualiser ou de singulariser la personne concernée, et de les réutiliser seulement sous forme anonyme.

OVHcloud s’efforce d’appliquer les principes suivants en matière d’anonymisation :

• L’impossibilité d’isoler un individu au sein d’un groupe plus grand sur la base des données ;
• L’impossibilité de relier deux enregistrements concernant la même personne ; et
• L’impossibilité d’inférer, avec une forte probabilité, des informations inconnues concernant une personne.

OVHcloud se réserve le droit de conserver et d’utiliser ces données anonymisées à d’autres fins, sérieuses et légitimes, que celles prévues dans le cadre de la présente politique, notamment afin de pouvoir produire des statistiques, développer de nouveaux services ou améliorer des services existants, réaliser des analyses marketing ou encore développer des stratégies commerciales. 

Les Renseignements Personnels collectés sont utilisés par le personnel d’OVH Hébergement Inc.
Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées au sein de cette société puissent accéder aux renseignements personnels et uniquement lorsque cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Nous pouvons également être amenés à communiquer vos Renseignements Personnels à : 

• des sociétés du Groupe OVHcloud, à l’exception des entités se situant aux Etats-Unis, dans le cadre de l’exécution des utilisations mentionnées à l’article II de la présente politique.
• des prestataires tiers tels que des prestataires de services de sécurité, fournisseurs réseaux, fournisseurs d’applications et d’outils internes, prestataires de services de paiement, fournisseurs de solutions de courriels, enquêtes de satisfaction.

OVHcloud s’assure que ses fournisseurs de services s’engagent à respecter les lois applicables en matière de protection des Renseignements Personnels et mettent en place des mesures de protection des Renseignements Personnels appropriées. 

OVHcloud veille notamment à ce que ces fournisseurs de servicesn’aient accès qu’aux seuls Renseignements Personnels nécessaires à l’exécution de leur mission.

Conformément aux lois applicables, les personnes concernées disposent du droit d’accéder aux Renseignements Personnels les concernant, ainsi que du droit de les rectifier et d’en demander la suppression et la portabilité. Lorsque l’utilisation, la conservation et la communication des Renseignements Personnels s’appuie sur le consentement de la personne concernée, celle-ci dispose du droit de retirer ce consentement à tout moment. 

Ces droits peuvent être exercés par courrier postal à l’adresse : Responsable de la protection des Renseignements Personnels, OVH Hébergement Inc., 1801 avenue McGill College, Bureau 800, Montréal (Québec) H3A 2N4 Canada.

Ils peuvent également être exercés en utilisant l’adresse courriel rprp@ovh.ca. Une preuve d’identité pourra vous être demandée afin de confirmer votre identité. Cette pièce sera immédiatement supprimée après le traitement de votre demande.

Conformément aux lois applicables, chaque demande doit être impérativement accompagnée des informations permettant de démontrer l’identité du demandeur. Il y sera répondu dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai de 30 jours suivant sa réception. En cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne présentant la demande, il peut être demandé que soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée, notamment la présentation d’une preuve d’identité.

La personne ayant la plus haute autorité au sein de OVHcloud a délégué le rôle de responsable de la protection des Renseignements Personnels au Délégué à la Protection des Données de OVHcloud. Vous pouvez joindre cette personne, pour exercer vos droits et en cas de toute plainte, à l’adresse précitée. 

OVHcloud fera enquête sur toute plainte concernant vos Renseignements Personnels et si elle est justifiée, elle prendra les mesures appropriées pour corriger la situation. Il sera répondu à cette plainte dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible, dans un délai de 30 jours suivant sa réception. En cas d’insatisfaction portant sur l’étude interne de votre plainte, la personne concernée pourra s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou encore à toute autre autorité ayant compétence en matière de protection de la vie privée.